Комплексный подход к защите персональных данных в бизнесе: от юридических аспектов до практических решений

Введение

В современной информационной эпохе, когда каждое действие в интернете может быть отслежено, а каждый клик имеет значение, персональные данные стали важнейшим активом компаний. Понимание нюансов Федерального закона № 152-ФЗ РФ "О персональных данных", принятого еще в 2006 году и последующих изменений, которые были внесены, в том числе и в 2021-2022 годах, становится для бизнеса не только обязанностью, но и важным элементом корпоративной культуры и ответственности. Данная статья призвана подробно рассмотреть все аспекты, от составления согласия на обработку данных до методов их защиты, подкрепляя анализ актуальными данными и лучшими практиками.

Оформление согласия на обработку персональных данных

Процедура получения согласия на обработку персональных данных является фундаментальным аспектом обработки информации и требует строгого соответствия законодательству. Вот более детальные рекомендации и требования, которые нужно учитывать:

Согласие, совершенное в иной форме, может не содержать ФИО и данные, подтверждающие личность субъекта данных, физическую подпись субъекта, но всё так же должно быть в форме, позволяющей подтвердить факт его получения от конкретного физического лица.

Важно в течение всего срока обработки сохранять подтверждение получения согласия субъекта персональных данных на обработку.

1. Письменная форма согласия: Согласно Федеральному закону "О персональных данных" № 152-ФЗ, обработка персональных данных в большинстве случаев должна осуществляться либо с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, либо если обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения оператором функций, полномочий и обязанностей, либо обработка персональных данных необходима для исполнения договора, где физическое лицо является стороной договора или выгодоприобретателем или поручителем по договору, а также для заключения договора по инициативе физического лица.

   В отдельных, предусмотренных законом случаях, согласие должно быть оформлено в письменной форме. Это может быть как бумажный документ, подписываемый вручную, так и электронный документ, подписываемый усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица. Письменное согласие должно чётко идентифицировать субъекта данных и содержать полную и точную информацию о целях обработки, перечне данных, сроках обработки, условиях обработки, включая передачу данных третьим лицам, при условии, что такая передача предусмотрена.

2. Необходимые компоненты согласия: Письменное согласие должно содержать следующие обязательные элементы:

   Согласие, совершенное в иной форме, может не содержать ФИО и данные, подтверждающие личность субъекта данных, физическую подпись субъекта, но всё так же должно быть в форме, позволяющей подтвердить факт его получения от конкретного физического лица.

   • ФИО и данные, подтверждающие личность субъекта данных;
   • Дата оформления согласия;
   • Перечень данных, на обработку которых дается согласие;
   • Наименование и адрес организации, осуществляющей обработку данных;
   • Цели обработки данных;
   • Предполагаемые способы обработки данных, в том числе любые методы автоматизированной обработки, например, профилирование;
   • Срок действия согласия и условия его отзыва;
   • Подпись субъекта данных.

   Согласие, совершенное в иной форме, может не содержать ФИО и данные, подтверждающие личность субъекта данных, физическую подпись субъекта, но всё так же должно быть в форме, позволяющей подтвердить факт его получения от конкретного физического лица.

   Важно в течение всего срока обработки сохранять подтверждение получения согласия субъекта персональных данных на обработку.

3. Ясность и доступность информации: Текст согласия должен быть четким и понятным без использования юридического жаргона. Необходимо избегать двусмысленных формулировок и убедиться, что субъект данных полностью понимает, для каких целей и как будут использоваться его персональные данные.
4. Возможность отзыва согласия: Субъект данных имеет право отозвать свое согласие в любой момент. Процесс отзыва согласия должен быть таким же простым, как и процесс его предоставления. Важно уведомить субъекта о последствиях такого отзыва, например, о прекращении предоставления определенных услуг.
5. Спецификации для особых категорий данных: Когда обработка включает в себя категории чувствительных или биометрических данных, необходимо учитывать дополнительные требования к согласию. Это означает, что необходимо получить отдельное письменное согласие на каждый тип таких данных.
6. Соблюдение требований для онлайн-согласия: В случае сбора данных через интернет, необходимо обеспечить четкое и ясное информирование пользователей о том, что их данные собираются, и предоставить им возможность явно выразить свое согласие, например, через отметку в чек-боксе или через интерактивные формы согласия.

Документ о согласии на обработку персональных данных является ключевым элементом, обеспечивающим законность обработки персональных данных и защиту прав субъектов данных. Правильное оформление этого документа не только избавляет от множества юридических рисков, но и является важным шагом в построении доверия с клиентами и партнерами.

Типы персональных данных

Классификация персональных данных - это ключевой момент в их обработке и защите, требующий от бизнеса глубокого понимания и аккуратного разграничения. Подробнее рассмотрим каждую из категорий:

1. Общедоступные данные: Эти данные включают в себя информацию, которую можно легко получить из открытых источников. Примерами могут служить фамилия, имя, отчество, данные о месте работы или учебы, опубликованные в социальных сетях или на корпоративных сайтах.

   Важно понимать, что понятие «Общедоступные данные» выведено из закона о персональных данных и теперь такие данные нельзя использовать только на основании того, что они фактически общедоступны. Лица, предполагающие использование таких данных, до их использования должны убедиться, что планируемые к использованию персональные данные разрешены субъектом для распространения, либо же предварительно получить у субъекта согласие на обработку персональных данных, разрешенных для распространения. Это согласие должно быть получено в письменной форме.

2. Специальные категории данных (чувствительные данные): Эти данные содержат информацию, которая может повлечь за собой дискриминацию или несанкционированное влияние на человека. К таким данным относятся сведения о расовой принадлежности, национальности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. Например, если компания занимается страхованием, данные о здоровье клиентов собираются для оценки рисков, но их обработка требует особой осторожности и высокого уровня защиты. Согласно пункту 1 статьи 10 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, обработка таких данных возможна только при наличии письменного согласия субъекта данных.
3. Биометрические данные: Эта категория охватывает уникальные физиологические характеристики, которые можно использовать для идентификации личности. Включает в себя отпечатки пальцев, ретину глаза, ДНК, голосовой профиль и даже узоры жестов. Такие данные используются в сферах, требующих высокого уровня идентификации, например, в банковском секторе для подтверждения личности при удаленном обслуживании клиентов. Согласно изменениям, внесенным в законодательство, включая Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 162-ФЗ, обработка биометрических данных без согласия субъекта данных не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Опираясь на конкретику типов персональных данных, бизнес должен разрабатывать стратегии обработки и защиты, соответствующие каждой категории, учитывая текущее законодательство и практику его применения. Такой подход поможет не только соблюсти закон, но и построить доверительные отношения с клиентами.

Изменения в законодательстве

Последние годы ознаменовались значительными изменениями в российском законодательстве о персональных данных. Так, например:

а) с 2021 года общедоступные персональные данные трансформировались в персональные данные, разрешенные субъектом для распространения. При этом Роскомнадзор ввел специальный инструмент для выдачи субъектами таких разрешений.

Исчезло понятие молчаливое согласие субъекта, теперь согласие на распространение должно быть явно выраженным.

б) с 2022 года законодатель запретил включать в договор положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных, устанавливающие случаи обработки персональных данных несовершеннолетних, а также положения, допускающие в качестве условия заключения договора бездействие (молчание) субъекта персональных данных;

Также законодатель запретил отказывать в обслуживании в случае отказа физического лица в предоставлении биометрических персональных данных и (или) в предоставлении согласия на обработку персональных данных, если получение такого согласия не обязательно.

Были введены сроки ответа на запросы субъектов персональных данных и т.д.

в) с 2023 года операторам добавилось обязанностей в части контроля за использованием, хранением персональных данных, появилась обязанность уведомлять Роскомнадзор о произошедших инцидентах и т.д.

Правила хранения персональных данных

Хранение персональных данных - это ответственный процесс, требующий соблюдения правил и норм, установленных, в том числе, Федеральным законом № 152-ФЗ "О персональных данных". Вот подробное руководство по этому вопросу:

1. Использование защищенных систем: Данные должны храниться в безопасных системах с применением средств защиты информации, соответствующих утвержденным стандартам. Это включает использование шифрования, регулярное обновление защитного ПО, а также физическую защиту серверов и систем хранения.
2. Ограничение доступа: Доступ к персональным данным должен быть строго ограничен. Только уполномоченные сотрудники, прошедшие соответствующую подготовку и проверку, могут иметь доступ к информации. Должны быть введены многоуровневые системы аутентификации и авторизации для контроля доступа.
3. Сроки хранения: Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для целей, указанных при сборе данных. Сроки хранения должны быть четко определены в политике конфиденциальности компании и в согласии на обработку данных, предоставляемом субъектами данных.
4. Обновление и уничтожение данных: Компании должны регулярно проверять актуальность данных и удалять или обновлять устаревшие, или неточные, данные. При прекращении целей обработки или по запросу субъекта данных, информация должна быть надежно уничтожена или обезличена.
5. Ведение журналов доступа: Необходимо вести подробные журналы доступа, которые фиксируют все операции с персональными данными. Журналы должны содержать информацию о дате, времени доступа, сведениях о лице, осуществляющем доступ, и действиях, которые были выполнены.
6. Регулярные проверки и аудиты: Для обеспечения соблюдения правил хранения данных компания должна регулярно проводить аудиты и проверки систем хранения данных. Это может включать как внутренние ревизии, так и независимые аудиты для подтверждения соответствия требованиям безопасности.
7. Соответствие международным стандартам: В случае работы с международными данными, компании должны соответствовать не только местным, но и международным стандартам, таким как Общий регламент по защите данных (GDPR), что требует дополнительных мер по защите данных и прозрачности их обработки.
8. Обучение сотрудников: Организации должны регулярно обучать сотрудников, которые работают с персональными данными, осведомляя их о последних требованиях к безопасности и законодательстве о защите данных.
9. Разработка плана реагирования на инциденты: Необходимо иметь четкий план действий на случай утечки или иного нарушения в обработке персональных данных, включая уведомление регуляторов и заинтересованных сторон в установленные сроки.

Соблюдение этих правил хранения персональных данных не только помогает избежать штрафных санкций со стороны регулирующих органов, но и способствует формированию у клиентов и партнеров уверенности в надежности и профессионализме компании, обеспечивающей защиту их прав и свобод в информационной сфере.

Улучшение безопасности персональных данных

Усиление безопасности персональных данных становится приоритетом для многих компаний в свете растущего числа киберугроз и жестких требований законодательства. Вот несколько конкретных шагов и стратегий для улучшения безопасности данных:

1. Политика информационной безопасности: Разработка и внедрение комплексной политики информационной безопасности является основой защиты данных. Эта политика должна включать процедуры контроля доступа, использование шифрования, резервное копирование данных, а также процедуры реагирования на инциденты.
2. Расширенное шифрование: Данные должны шифроваться не только во время передачи (используя протоколы типа SSL/TLS), но и в состоянии покоя (на серверах и хранилищах). Использование криптографических методов, таких как AES (Advanced Encryption Standard) с длинными ключами, усиливает безопасность данных.
3. Многофакторная аутентификация (MFA): Для улучшения контроля доступа к данным следует использовать многофакторную аутентификацию. Это может включать нечто большее, чем просто пароли - например, одноразовые пароли, биометрические данные или электронные ключи.
4. Облачные решения с высоким уровнем безопасности: Использование облачных сервисов, которые соответствуют стандартам безопасности, таким как ISO 27001, может обеспечить дополнительные уровни защиты данных и резервного копирования.
5. Регулярное тестирование безопасности: Проведение периодических пентестов (пенетрационных тестирований) и внутренних аудитов помогает идентифицировать и устранять уязвимости в системах защиты данных.
6. Управление конфигурацией и обновлениями: Необходимо поддерживать все системы и приложения обновленными, закрывая известные уязвимости через патчи и обновления безопасности. Автоматизированные инструменты управления конфигурацией могут помочь в этом.
7. Обучение персонала: Проведение регулярных тренингов для сотрудников по информационной безопасности увеличивает осведомленность о потенциальных угрозах и методах предотвращения инцидентов.
8. Инцидентный менеджмент и планы восстановления: Разработка и реализация планов реагирования на инциденты, а также планов восстановления после сбоев и атак, гарантируют, что организация может быстро восстановиться после безопасносного инцидента.
9. Применение систем управления правами на цифровой контент (Digital Rights Management, DRM): DRM позволяет контролировать доступ к документам и данным, устанавливая ограничения на их использование, копирование, печать и распространение.
10. Использование анонимизации и псевдонимизации данных: Когда полноценная идентификация личности не требуется, данные могут быть анонимизированы или псевдонимизированы для снижения рисков утечки важной информации.

Реализация этих методов и инструментов требует существенных усилий и инвестиций, но в итоге они обеспечивают комплексный подход к безопасности данных, который позволяет минимизировать риски утечек, укрепить доверие клиентов и обеспечить соответствие нормам ФЗ-152 и другим регуляторным требованиям.

Заключение

Персональные данные находятся в центре внимания не только регуляторов и защитников прав потребителей, но и преступных элементов, стремящихся использовать уязвимости систем. Поэтому комплексный подход к их защите, основанный на актуальных данных, передовых практиках и строгом соблюдении законодательства, является ключевым фактором успеха и долгосрочного развития бизнеса, а также обеспечения доверия клиентов и сохранения их лояльности.