Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником?

До наступления пандемии лишь небольшая часть российских компаний активно практиковала дистанционную работу с сотрудниками на постоянной основе, что делало этот формат сотрудничества довольно мало развитым. Однако с 1 января 2021 года в Трудовом кодексе Российской Федерации были внесены новые изменения, регулирующие дистанционный труд.

Существует несколько форматов взаимодействия с удаленными сотрудниками:

1. Постоянная удаленная работа. Этот вид сотрудничества предусматривается на весь период действия трудового договора.
2. Временная удаленная работа. Такой режим работы устанавливается на срок до 6 месяцев.
3. Периодическая удаленная работа. Работник выполняет свои обязанности на дому или в офисе согласно утвержденному графику.

Выбор конкретного режима удаленной работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально в каждом конкретном случае.

На практике существуют следующие способы оформления дистанционных трудовых отношений:

• Дополнительное соглашение с офисным работником. Заключение договора с уже работающим сотрудником о переходе на удаленную работу.
• Трудовой договор об удаленной работе с новыми сотрудниками. Подписание трудового договора непосредственно с новыми работниками на условиях удаленной работы.

Хотя теоретически возможно заключение договора о надомной работе с дистанционным сотрудником, на практике он имеет ряд ограничений и недостатков. Такой тип договора подходит не для всех видов профессиональной деятельности и, к тому же, с 2014 года в него не вносились существенные изменения, что делает его устаревшим и менее применимым в современных условиях.

Особенности заключения трудового договора на удалённую работу

При составлении трудового договора с дистанционным сотрудником важно учитывать несколько ключевых особенностей.

Четкое определение рабочего места

Важно точно указать в трудовом договоре, что сотрудник будет выполнять свои обязанности дистанционно. Для этого можно использовать формулировки типа:

• Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
• Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя по адресу [указать адрес].

Второй вариант особенно актуален, если для работы сотрудника важно его нахождение в определенной местности или регионе. Конкретное указание адреса в трудовом договоре дает работодателю возможность знать, где фактически находится сотрудник.

Учет рабочего времени и отчетность являются ключевыми аспектами при работе с удаленными сотрудниками, поскольку физическое присутствие в офисе не является возможным. В трудовом договоре с дистанционным работником важно четко определить следующие моменты:

1. Механизмы постановки задач. Укажите конкретные способы, через которые будут ставиться задачи сотруднику. Это может включать электронную почту, корпоративные системы управления задачами, мессенджеры и другие средства коммуникации. Четкое описание этих механизмов поможет обеспечить эффективную коммуникацию и избежать недопонимания.
2. Обмен файлами и документами. Пропишите, каким образом будет осуществляться обмен информацией и документами между удаленным сотрудником, руководителем и другими членами команды. Это может включать использование облачных хранилищ, корпоративных серверов или других систем электронного документооборота.
3. Отчетность о рабочем времени. Определите способы, которыми сотрудник будет отчитываться о времени, проведенном за работой. Это может быть выполнение ежедневных или еженедельных отчетов, а также использование специализированных систем учета рабочего времени, установленных на рабочем компьютере сотрудника.

Средства труда

При составлении трудового договора с удаленным сотрудником необходимо уделить особое внимание вопросу обеспечения техническими средствами и программным обеспечением, которые необходимы для работы. Важно четко прописать в договоре следующие аспекты:

Перечень технических средств и программного обеспечения

Указать весь список оборудования и ПО, которое сотрудник будет использовать в работе. Это может включать компьютеры, специализированное оборудование, программы и приложения.

Способы обеспечения работника

Обеспечение работника необходимыми средствами может осуществляться несколькими способами:

• Предоставление оборудования от работодателя. В этом случае сотрудник подписывает акт приема-передачи и соблюдает требования по охране труда компании.
• Использование личного оборудования сотрудником. Устанавливаются порядок, срок и размер компенсации за использование личного оборудования.
• Самостоятельная покупка оборудования работником. Работодатель может компенсировать расходы на покупку или выплатить установленную компенсацию.
• Программное обеспечение. Если для работы компании критично использование определенных программ (например, Adobe Photoshop для дизайнеров), это следует четко указать в договоре. В случае приобретения сотрудником иного ПО работодатель не обязан его компенсировать.

Безопасность

Для обеспечения безопасности корпоративных данных и предотвращения их утечки при работе с удаленными сотрудниками, работодателям необходимо учитывать следующие аспекты при составлении трудового договора:

1. Использование программ мониторинга. Пропишите в договоре обязательное использование сотрудником специализированных программ, которые отслеживают его активность в интернете в рабочее время. Эти программы помогают контролировать посещение сотрудником определенных ресурсов и обеспечивают защиту данных компании.
2. Программы для защиты данных. Укажите в договоре, какие программы или системы безопасности должен использовать сотрудник для защиты корпоративных данных. Это может включать антивирусное ПО, фаерволы, VPN и другие средства кибербезопасности.
3. Ограничение доступа к сторонним ресурсам. Ограничьте доступ сотрудника к несвязанным с работой веб-сайтам, социальным сетям и мессенджерам в рабочее время. Это поможет минимизировать риски утечки информации и повысит продуктивность.
4. Правила использования корпоративного оборудования и сетей. Четко опишите правила использования корпоративного оборудования, программ и сетей, устанавливая ограничения и регламентируя ответственность за их нарушение.
5. Политика конфиденциальности. Пропишите в договоре политику конфиденциальности, в которой укажите обязательства сотрудника по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации компании.

Охрана труда

При работе с дистанционными сотрудниками обязанности работодателя по обеспечению безопасности труда имеют свои особенности в сравнении с офисными работниками. Вот ключевые моменты, которые необходимо учитывать:

1. Инструктаж по работе с техническим оборудованием. Если удаленный сотрудник использует специализированное техническое оборудование, предоставленное работодателем, он должен быть проинструктирован о правилах его безопасного использования.
2. Страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Работодатель обязан застраховать дистанционного сотрудника от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, возникающих в процессе выполнения трудовых обязанностей. Это включает и расследование таких случаев, если они происходят на рабочем месте дистанционного сотрудника.
3. Взносы в фонд социального страхования. Работодатель обязан вносить соответствующие платежи в Фонд социального страхования на случай травматизма.

График работы

График работы дистанционного сотрудника может быть установлен в индивидуальном порядке, и его следует четко прописать в трудовом договоре. Например, можно указать, что работник обязан выполнять свои обязанности и быть на связи с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, не забыв указать часовой пояс.

Кроме того, важно учитывать и законные права сотрудника на отдых:

1. Перерывы в рабочее время. Работодатель определяет продолжительность перерывов для личных нужд сотрудника в течение рабочего дня. Согласно трудовому законодательству, эти перерывы могут варьироваться от 30 минут до 2 часов в день. В трудовом договоре следует четко указать, какой промежуток времени и когда сотрудник может использовать для личных нужд, таких как обед или отдых.
2. Вне рабочего времени. Работник имеет право не выходить на связь вовремя, не установленное как рабочее. Это означает, что вне указанных в договоре рабочих часов работодатель не может требовать от сотрудника выполнения трудовых обязанностей или быть на связи.

Командировки

Если в трудовых обязанностях дистанционного сотрудника предусмотрено периодическое присутствие в офисе или отправление в командировки, то расходы, связанные с такими поездками, должны быть покрыты работодателем. Это включает в себя стоимость транспорта, проживания и другие необходимые расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Однако следует отметить исключения:

1. Развлекательные мероприятия. Расходы на поездки, связанные с участием в корпоративных мероприятиях, таких как тимбилдинги, корпоративные вечеринки и прочие необязательные для всего коллектива мероприятия, не всегда покрываются работодателем. В этом случае работодатель сам решает, будет ли он оплачивать поездку работника, или затраты будут возложены на самого сотрудника.
2. Соглашение о командировках. Все условия, связанные с командировками и поездками в офис, следует четко прописать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Это обеспечивает прозрачность и понимание обязанностей и прав как со стороны работника, так и со стороны работодателя.
3. Отчетность и возмещение расходов. Также важно установить порядок предоставления отчетности по командировочным расходам и механизм их возмещения со стороны работодателя.

Основания для увольнения

Процесс увольнения дистанционных работников подчиняется общим правилам Трудового кодекса, однако имеются специфические условия, применимые именно к удаленным сотрудникам. К внеочередным основаниям для увольнения дистанционных работников относятся:

1. Неустановленная связь в течение двух дней. Если удаленный сотрудник не выходит на связь в течение двух рабочих дней без уважительной причины, это может быть основанием для его увольнения.
2. Переезд в другую местность. Увольнение также может быть инициировано, если сотрудник переехал в местность, которая не позволяет ему выполнять свои трудовые обязанности.

Помимо этих специфических оснований, на дистанционных работников распространяются те же причины увольнения, что и на офисных сотрудников, хотя фиксация таких нарушений может быть более сложной:

• Зафиксировать прогул. Наказать за прогул дистанционного сотрудника сложно, но в случае его отсутствия в рабочее время, работодатель имеет право запросить у сотрудника письменное объяснение относительно его местонахождения в этот период. Сотрудник обязан предоставить это объяснение в течение трех рабочих дней с момента запроса.
• Использование счетчиков рабочего времени и свидетелей. Для доказательства невыполнения обязанностей могут быть использованы системы учета рабочего времени или показания свидетелей, например коллег или клиентов.

Для предотвращения нарушений и обеспечения дисциплины, работодатели могут включить в трудовой договор условия о сроках ответа на корпоративные письма. Например, если письмо поступило до 15:00, ответ должен быть дан в тот же день; если после 15:00 - на следующий день.

Также стоит учесть, что в случае нестандартных ситуаций, таких как нарушение конфиденциальности или работа в нетрезвом состоянии, компаниям следует разработать четкие стратегии и включить соответствующие пункты в договор, чтобы минимизировать риски и обеспечить эффективное решение возможных проблем.

Гибридный формат работы

В связи с тем, что пандемия COVID-19 начинает сбавлять обороты, многие компании и сотрудники, увидев выгоду от дистанционного формата работы, переходят на гибридный режим. Такой подход позволяет работникам проводить часть времени в офисе и часть - на удаленной работе, что способствует удобству рабочего процесса и сохранению корпоративной культуры.

При оформлении гибридного формата работы важно учитывать следующие аспекты:

1. Расписание рабочего времени. В трудовом договоре следует точно описать график работы сотрудника. Например, можно указать, что с понедельника по среду работник находится в офисе, а с четверга по пятницу работает удаленно.
2. Пересмотр графика работы. Можно включить положение о том, что стороны могут пересматривать и согласовывать график работы ежемесячно. Это дает работодателю гибкость в распределении ресурсов и адаптации к меняющимся потребностям бизнеса.
3. Перемещение между рабочими местами. В условиях гибридной работы сотрудники часто перемещаются между рабочими местами с техническими средствами (например, ноутбуком, мышкой, наушниками). Важно определить в договоре ответственность за сохранность и использование этих средств.
4. Ответственность за утрату или повреждение имущества. В случае утраты или повреждения имущества компании сотрудником, следует четко прописать условия возмещения ущерба. Обычно такая ответственность лежит на плечах сотрудника, но каждая ситуация оценивается индивидуально.

Взаимодействие с сотрудниками, находящимися за рубежом

Ситуация, когда квалифицированные специалисты уезжают за границу, но продолжают сотрудничать с российскими компаниями, становится всё более распространенной. Однако, в соответствии с положениями Минтруда РФ, заключение трудового договора с работником, находящимся за рубежом, невозможно, независимо от того, является ли он гражданином РФ или иностранцем. В таких случаях рекомендуется заключение договора гражданско-правового характера (ГПХ), который регулирует условия выполнения определенной работы или оказания услуг.

Важные аспекты, которые следует учитывать при таком сотрудничестве

1. Налогообложение. Если гражданин России проживает за пределами РФ более 183 дней в течение 12 месяцев, то его доходы, полученные за пределами страны, не подлежат обложению НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в России. Это означает, что налоги на доходы, полученные за рубежом, уплачиваются в соответствии с законодательством страны пребывания.
2. Оформление договора ГПХ. При заключении договора ГПХ следует четко прописать все условия сотрудничества, включая объем работы, сроки выполнения, порядок оплаты, а также вопросы интеллектуальной собственности и конфиденциальности.
3. Правовые особенности. Так как договор ГПХ подчиняется иным правилам, чем трудовой договор, важно учитывать отсутствие трудовых гарантий, таких как оплата отпусков, больничных и другие социальные гарантии.
4. Международные правовые нюансы. Следует также учитывать правовые особенности страны проживания специалиста, особенно в вопросах налогообложения и юридической ответственности.

Таким образом, при сотрудничестве с работниками, находящимися за пределами России, необходимо тщательно проработать условия договора ГПХ, учитывая как российское законодательство, так и международные правовые стандарты.