+7 499 877 - 16 - 34.jpg)
Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов.
В 2020 году Федеральная налоговая служба России предложила стратегию развития системы электронного документооборота (ЭДО), предусматривая её полное внедрение к 2024 году. Эта инициатива направлена на снижение расходов государства и бизнеса за счет уменьшения использования бумаги, печати и расходов на доставку документов. Кроме того, она обещает ускорить процесс обмена документами между различными сторонами.
Что изменится?
К концу 2024 года предполагается внедрение ряда значимых изменений в области электронного документооборота:
- Переход на электронный формат документов: Многие важные документы, включая транспортные, кадровые, а также документы, связанные с учетом НДС, будут полностью переведены в электронный формат. Это облегчит и ускорит обработку данных, уменьшит бумажную волокиту и повысит эффективность бухгалтерского и управленческого учета.
- Новые правила обмена документами: Будут установлены новые нормы обмена документами. Например, физические лица, представляющие интересы организаций и подписывающие документы от их имени, должны будут иметь электронную доверенность. Это требование обеспечит дополнительную юридическую надежность и защиту в электронном общении.
- Бесплатное получение электронной подписи: Федеральная налоговая служба предоставит возможность получения электронной подписи бесплатно. Это значительно облегчит процесс ее получения и сделает электронный документооборот более доступным для широкого круга пользователей.
Зачем готовиться к переходу уже сейчас?
Подготовка к переходу на систему электронного документооборота (ЭДО) уже сейчас является крайне важной по нескольким причинам:
- Предстоящие изменения: Ожидается, что в 2023 году Федеральная налоговая служба России обяжет бизнес полностью перейти на электронные транспортные накладные, отказавшись от бумажных. Это будет значительным шагом в сторону цифровизации документооборота.
- Начало процесса перехода: Другие инициативы, направленные на ускорение перехода к цифровому формату, начнутся уже в 2022 году. Это подразумевает, что процесс цифровизации затронет различные аспекты бизнеса, и компаниям нужно быть к этому готовыми.
- Преимущества ранней подготовки: Подготовка заранее, до того как использование ЭДО станет обязательным, дает предприятиям преимущество. Это позволяет бизнесам адаптироваться к новым требованиям постепенно, избегая спешки и связанных с этим ошибок в последний момент.
- Минимизация рисков: Ранняя подготовка к переходу на ЭДО помогает снизить риски нарушений и потенциальных штрафов со стороны налоговой службы, а также избежать проблем с бизнес-процессами и коммуникацией с контрагентами.
- Техническая и организационная готовность: Переход на ЭДО требует не только изменения в программном обеспечении, но и переосмысление рабочих процессов, обучение сотрудников и, возможно, обновление технической инфраструктуры. Ранняя подготовка дает время на все это без излишнего давления.
В целом, своевременная подготовка к переходу на ЭДО не только обезопасит бизнес от негативных последствий внезапного перехода, но и позволит в полной мере использовать преимущества цифровизации для улучшения эффективности и оптимизации бизнес-процессов.
Как подготовиться к переходу на эдо?
Для обеспечения плавного перехода на электронный документооборот (ЭДО) рекомендуется следующий план действий:
- Использование электронных документов в учете и работе с контрагентами: Начните применять электронные версии документов в кадровом учете и при взаимодействии с контрагентами. Это включает в себя электронные трудовые договоры, уведомления, заявления и прочие документы. Согласно Приказу Минтруда России от 14.05.2020 N 240н, более 60 различных кадровых документов должны быть переведены в электронный формат.
- Переход на электронные транспортные документы: Готовьтесь к переводу транспортных документов, таких как транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости и путевые листы, в электронный формат. ФНС активно работает над утверждением стандартов для этих документов.
- Цифровизация документов по учету НДС: Подготовьтесь к использованию электронных версий счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также универсальных передаточных документов (УПД).
- Электронная подпись по новым правилам: С 1 января 2022 года получение электронной подписи становится доступным в отделениях ФНС. Обратите внимание на изменения в правилах выдачи КЭП для физических лиц и уполномоченных представителей организаций.
- Выбор оператора ЭДО: Ознакомьтесь со списком операторов ЭДО, утвержденным ФНС, и выберите подходящего провайдера для организации электронного документооборота.
- Подготовка технической базы: Убедитесь, что на рабочих компьютерах установлено необходимое программное обеспечение, в том числе для работы с электронной подписью. Обновите бухгалтерские программы для поддержки новых форм и форматов отчетности.
- Процедура внедрения ЭДО: Внесите изменения во внутренние локальные нормативные акты, инструкции и учетные политики для организации перехода на ЭДО и избегания возможных претензий со стороны проверяющих органов.
Своевременная подготовка к переходу на ЭДО позволит вашей компании адаптироваться к новым требованиям без потери эффективности бизнес-процессов и избежать штрафных санкций со стороны налоговой службы.
Юрист, специалист по гражданскому праву
и судебно-претензионной работе